Registrierkassenpflicht
Grundinformation über die Registrierkassenpflicht
In Österreich gilt seit 2016 die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen. In diesem Artikel erläutern wir Ihnen welche Unternehmen und Vereine unter diese Registrierkassenpflicht fallen und wie Sie BONISDA mit dieser Funktion erweitern können.
Bin ich betroffen?
Grundsätzlich muss jeder Betrieb ab einem Jahresumsatz von 15.000 € netto, sofern auch die Barumsätze (inkl. Bankomatkarten-, Kreditkartenzahlungen) 7.500 € netto überschreiten, ab 1.5.2016 die Bareinnahmen mit einer Registrierkasse elektronisch aufzeichnen.
Die Belegerteilungspflicht besteht bei Barumsätzen auch unterhalb dieser Wertgrenzen und bedeutet, dass bei Barzahlungen verpflichtend ein Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen ist.
Die Registrierkassenpflicht betrifft demnach auch Vereine, sofern sie die genannten Umsatzgrenzen überschreiten und nicht die nachstehend angeführten Voraussetzungen für eine steuerliche Begünstigung erfüllen.
Für abgabenrechtlich begünstige Vereine, die gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen und die Kriterien für die abgabenrechtlichen Begünstigungen erfüllen, gibt es für unentbehrliche Hilfsbetriebe und bestimmte entbehrliche Hilfsbetriebe (kleine Vereinsfeste) Erleichterungen hinsichtlich Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht.
Mehr Informationen dazu finden Sie auf der Webseite des Bundesministerium für Finanzen: https://www.bmf.gv.at/
Begriffe Handkasse vs Registrierkasse
Das Bonisda-Registrierkassenmodul ersetzt nicht die Handkasse. (Betriebliche Einkäufe, Bargeld-Entnahmen, etc.)
Belege sind Schreibgeschützt
Ist ein Beleg erstellt und per RKSV signiert, so sind keine Änderungen an diesem Beleg durchführbar. Wenn Sie diesen Beleg stornieren wollen, wird ein Duplikat („STONRO-Beleg“) von dem ausgewählten Beleg erstellt.
Unterschiedliche Beleg-Bezeichnungen
Normal Verkaufs-Belege
Darunter zählen alle Belege die beim Verkauf von Waren erstellen werden, dabei wird auch der Kassen-Umsatzzähler dementsprechend erhöht.
Stornobelege
Ein Stornobeleg wird erstellt, wenn ein vorher erstellter „Normaler Verkaufs-Beleg“ falsch boniert wurde und storniert werden muss.
Startbelege
Der Startbeleg muss bei Inbetriebnahme der Signiereinheit/Kassa erstellt werden, enthaltet ausschließlich 0€ Beträge und ist das Einstiegselement für die „Kette“ der verketteten Belegen. Der QR-Code auf dem Beleg muss per BMF-App geprüft werden, um zu gewährleisten, dass die Kassa erfolgreich in Betrieb genommen wurde. Dieser Beleg muss aufgehoben werden!
Nullbelege
Nullbelege heißen so, da sämtliche Beträge auf dem Beleg 0€ (Null) aufweisen. Aus praktischer Sicht ist jeder Nullbeleg ident, allerdings gibt es verschiedene Bezeichnungen dafür, je nachdem WANN man diese erstellt. Aufgrund der 0€ Beträge kommt es hier zu keinerlei Umsatzzähler-Veränderungen.
Nullbelege können grundsätzlich jederzeit in gewünschter Anzahl erstellt werden.
Monatsbelege
Ein periodisch zu machender Nullbeleg der am Ende/Anfang des Monats erstellt wird. Dies kann BONISDA auch automatisiert für Sie erledigen.
Jahresbelege
Ein periodisch zu machender Nullbeleg der am Ende/Anfang des Jahres erstellt wird. Dies kann BONISDA auch automatisiert für Sie erledigen. Der QR-Code des Jahresbelegs muss per BMF-App geprüft werden. (PS: Diese Prüfung kann zu einem späteren Zeitpunkt auch automatisiert durchgeführt werden). Dieser Beleg muss aufgehoben werden!
Schlussbeleg
Der Schlussbeleg markiert das Ende eines Datenerfassungsprotokolls (Abschluss/Außerbetriebnahme). Der Schlussbeleg ist ein Nullbeleg und darf auch mit einer ausgefallenen Sicherheitseinrichtung erzeugt werden. Die Kasse wird damit außer Betrieb genommen.
Registrierkassenpflicht mit BONISDA
Voraussetzung für die BONISDA RKSV-Erweiterung
- FinanzOnline Zugang
- Beauftragung der Bonisda RKSV Erweiterung
Kosten für die BONISDA RKSV-Erweiterung
Die zusätzlichen Kosten für die RKSV-Erweiterung finden Sie auf unserer Preise Seite
Ablauf der Registrierkassen-Aktivierung mit BONISDA
Die Fa. Norsotec unterstützt Sie bei der Einrichtung der Anbindung an eine staatlich geprüfte Signaturschnittstelle. Zur erfolgreichen Konfiguration benötigen wir von Ihnen die UID, GLN oder Steuernummer. Wir unterstützen Sie beim Anmelden der Signatureinheit und der Registrierkasse in FinanzOnline. Bitte notieren Sie den Authentifizierungscode. Zusammen werden wir die Bonisda-Konfiguration überprüfen, um sicherzustellen, dass die richtigen Steuersätze für jeden Artikel korrekt hinterlegt sind. Unser Team wird den Startbeleg drucken und über die Beleg-Check-App des BMF auf dessen Korrektheit überprüfen. Nach erfolgreicher Überprüfung kann die Erstellung des ersten Belegs problemlos beginnen. Wir stehen Ihnen während dieses Prozesses gerne zur Seite.
Einstellungsmöglichkeiten Ihrer BONISDA-Registrierkasse
Im Konfigurationsportal der BONISDA-App oder auf der BONISDA-Webseite finden Sie unter dem Unterpunkt "RKSV" verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, um Ihre Registrierkasse anzupassen. Hier sind die verfügbaren Optionen im Detail:
Startbeleg automatisch erstellen?
Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob der Startbeleg automatisch vom System erstellt werden soll. Normalerweise nimmt unser BONISDA-Team jede Registrierkasse manuell in Betrieb und erstellt den Startbeleg während dieses Prozesses. Aus diesem Grund ist diese Einstellung in der Regel deaktiviert. Es wird empfohlen, diese Einstellung nicht zu aktivieren.
Nullbelege automatisch erstellen?
Diese Option ermöglicht es Ihnen, festzulegen, ob die notwendigen Nullbelege (monatlich einmalig) automatisch im Zuge der ersten Belegerstellung im neuen Monat erstellt werden sollen. Wenn Sie diese Einstellung deaktivieren, werden keine Nullbelege automatisch generiert. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie in diesem Fall manuell jeden Monat den Nullbeleg (auch als Monatsbeleg bekannt) erstellen müssen.
Jahreswechsel mit der BONISDA Registrierkasse
Am 1. Januar führt das Bonisda-Team ein Update der BONISDA-Software auf den neuesten Stand durch. Dabei verwenden wir den bei der Inbetriebnahme der Registrierkasse abgespeicherten Authentifizierungscode, sofern dieser nicht von Ihnen in der Zwischenzeit gelöscht wurde. Dadurch entfällt für Sie die Notwendigkeit, sich erneut in FinanzOnline einzuloggen.
Zusätzlich erstellen wir manuell einen Jahresbeleg (ein Nullbeleg) und überprüfen dessen Korrektheit mithilfe der BMF-Belegcheck-App. Nach dieser Überprüfung synchronisiert die BONISDA-Software alle lokal liegenden Daten mit der Bonisda Cloud.
Des Weiteren erstellt das BONISDA-Team eine neue Zeitspanne oder Veranstaltung für das BONISDA-System, beispielsweise "Geschäftsjahr 2026". Auch wenn durch eine neue Zeitspanne, die Belege des Vorjahres nicht angezeigt werden, kann Problemlos der Jahresbeleg erstellt werden.
Es ist wichtig anzumerken, dass die Auswertungen für Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater nicht automatisch sofort zur Verfügung stehen. Sie müssen vom Kunden manuell durchgeführt werden. Sobald die Arbeiten abgeschlossen sind, werden wir Sie am 1. Januar per E-Mail kontaktieren. Ab dem 2. Januar können Sie die Auswertungen mit allen Daten aus dem Vorjahr auf der Webseite anfertigen und herunterladen.
Bei auftretenden Problemen werden wir den Kunden per E-Mail, WhatsApp oder SMS kontaktieren. Falls ein Kunde diese Schritte selbst durchführen möchte und nicht von uns erledigen lassen möchte, bitten wir darum, uns im Voraus darüber zu informieren.
Wie erhalte ich meinen Jahresbeleg?
Szenario 1: Startbeleg durch Bonisda Team erstellen lassen
Sie finden den Startbeleg in der Bonisda App im Belegarchiv, sobald dieser am 1 Jänner vom BONISDA-Team am Nachmittag erstellt wurde und können diesen ausdrucken.
Szenario 2: Sie erstellen den Startbeleg mit der automatischen Belegerstellungsfunktion in Bonisda
Falls Sie die automatische Belegerstellung in Ihrem System aktiviert haben, wird mit dem ersten Bezahlvorgang jedes Monats automatisch der entsprechende Beleg generiert. Dieser wird daraufhin im Belegarchiv innerhalb der BONISDA-App gespeichert und kann von dort ausgedruckt werden.
Szenario 3: Manuelle Erstellung des Jahresbelegs
Falls Sie den Jahresbeleg manuell selbst erstellen möchten, finden Sie diese Funktion in der BONISDA-App unter > EINSTELLUNGEN > RKSV > NEUE SONDERBELEGE > NULLBELEG. Nach der Erstellung wird dieser entweder automatisch ausgedruckt oder kann im Belegarchiv der BONISDA-App gefunden und von dort aus gedruckt werden.
Wie erhalte ich eine Artikelliste?
Im Konfigurationsportal der BONISDA-App oder auf der BONISDA-Webseite haben Sie die Möglichkeit, unter dem Punkt "RKSV", eine Exceldatei der aktuellen Artikelkonfigurationen per E-Mail anzufordern. Diese Datei bietet eine Übersicht über die hinterlegten Artikelgruppen, die zugewiesenen Steuersätze, die Brutto- und Nettopreise sowie die Information, ob ein Artikel gelöscht wurde. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um eine Momentaufnahme handelt, die von Ihnen für Dokumentationszwecke aufgehoben werden kann.
Wie erhalte ich mein Datenerfassungsprotokoll?
Bei jeder Belegerstellung auf Ihrem BONISDA-Kassensystem wird automatisch ein Eintrag im lokal liegenden Datenerfassungsprotokoll erstellt. Dieses Protokoll ist nicht mit FinanzOnline verbunden und dient lediglich zur internen Erfassung. Eine Kontrolle des Datenerfassungsprotokolls erfolgt ausschließlich im Rahmen einer Finanzprüfung vor Ort im Betrieb.
Auf Wunsch können Sie jährlich eine Export-Kopie des Datenerfassungsprotokolls im Konfigurationsportal unter dem Unterpunkt "RKSV" anfordern. Diese Kopie wird an eine von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse versendet und liegt im JSON-Dateiformat vor. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um eine Momentaufnahme handelt, die von Ihnen für Dokumentationszwecke archiviert werden kann.